輸出の際に必要な書類、「INVOICE」、「PACKING LIST」、「S/INSTRUCTION」などのドキュメンテーションは、使い慣れたExcelを使って特定の社員で行っている、ということはございませんでしょうか。

敬遠されやすい貿易ドキュメントの作成ですが、属人化が進んでしまうと、その人がいなければ業務が回らない、いつ作成・変更されたドキュメントかわからない、そんなリスクが潜んでいます。

脱属人化を図るためにマニュアルを作成して社内教育を行おうとしても、自由度の高いExcelを使用したままでは内容が都度変わってしまい定まらないケースがあります。各人の能力によって内容に差が生じるなど、難易度が高くせっかく作成しても活用されない、そもそも作成自体をあきらめていませんでしょうか。

しかもExcelで作成したデータは容易に使いまわすことができますが、以前の取引を参考にして作成をしようとしたら、必要なデータが見つからない場合もあります。また、間違った取引の書類を使ってしまい異なる単価で損害が発生、他人が間違って上書してしまって復元に頭を悩ませるなどトラブルに見舞われる可能性が高いです。

そんな貿易業務に関わるドキュメント作成の属人化、非効率な環境から抜け出す方法について、原因と解決方法をご紹介します。

貿易ドキュメント作成のマニュアル化では解決できない？

実際に貿易ドキュメントの作成は大変なのでしょうか。
「慣れてしまえば、それほど大変ではない」というご回答が多いと思います。

取引先や国ごとに異なりますが、ある程度フォーマットや注意する点は似通ってきます。残念ながら時々しか作成しない場合、慣れること自体が難しく大変と感じやすい作業になりやすいと思います。
逆に、作成の機会が多い場合は慣れることは可能ですが、属人化を避ける為にマニュアル化を進めようとしても簡単にはいきません。

日常業務もこなしながら業務をマニュアル化するのはなかなか骨の折れる仕事で、なかなか進まないという状況に陥いります。日本語以外の入力が必要なの箇所も敬遠される要素の一つです。

マニュアル作成になかなか時間を割くことができず、慣れた人が作成した方が作成時間も早い為、英語が堪能で対応に慣れている特定の社員だけについつい依頼をしているということが多いのが実状ではないでしょうか。

皆さまが貿易業務のドキュメント作成が非効率になっている“原因”はどこにあるのでしょうか。
まず、“原因”となる課題感を把握することが大事だと思います。
お客様からよくお聞きする“原因”を主に3つご紹介させていただき、“解決策”をご紹介していきたいと思います。

原因1）貿易ドキュメントの管理が大変！

作成した貿易ドキュメントですが紙ならコピーをしてファイリング、PDFやExcelなら共有フォルダに整理して保存されていることが多いのではないでしょうか。

管理が苦手な人が担当した場合、数か月前の取引のリピートが来たのに内容を確認するために時間をかけて探す羽目に！？管理が得意な人でもヒューマンエラーで間違って保存してしまうこともあるでしょう。保存をし忘れることもあるでしょう。

誰がいつ作成したのか、取引先とどの商品をいつ取引したのか簡単に確認したい、そのために管理に時間を割いていませんか。書類は5年保存をしておかなければなりません、紙で保存をしている場合キャビネットを圧迫する原因になっているのではないでしょうか。

原因2）人力での明細入力の限界に挑戦！？

貿易ドキュメントを作成するとなるとおそらく輸出業務が多いかと思います。
輸出は船便でのやり取りが主流かと思いますが、輸送コストを抑えるためにコンテナへ沢山の商品を大量に積んで取引を行うことが多いと思います。

例えばドキュメンテーションも数行程度であれば入力もそれほど労せずに行うことができますが、数百、数千の明細行の入力となると骨が折れます。作業時間がかかるだけではなく同じような商品が続くと入力ミスやコピーミスが生じます。

また、入力漏れといったヒューマンエラーが発生し損害につながることも少なからずあると考えられます。もちろん輸入業務に使用する海外発注の書類PURCHASE ORDERも同じような状況になる可能性がございます。
限界に挑戦をするのもよいですが、業務である以上安全安心が重要ではないでしょうか。

原因3）基幹システムがあるのに自動化できていない…

「せっかくコストをかけて構築した基幹システムに、貿易ドキュメントを作成する機能が無い！」ということはありませんでしょうか。

日本円以外での入力や日本語以外の入力、貿易ドキュメントのフォーマットに合わせた出力など国内向けのシステムで対応をするには、経験やノウハウを持っている会社は少なく、対応をしている基幹システムを探すのは骨が折れるかと存じます。

フルスクラッチでシステム開発を行えば御社業務に沿ったシステムとなりますが当然コストがかかるので費用対効果やメンテナンスの問題が生じる可能性があります。しかも数年後のバージョンアップの際、費用が膨大にかかってしまうという話もよく聞きます。

そのため、自動化はあきらめて、別途手作業での作成を余儀なくされているケースをよく耳にします。せっかく基幹システムに入力しているのに、二重入力を行うのは、非常にもったいないですね。

取引明細が少なければ手間も少ないですが、もし明細が多かったとしたら内容のチェックは大変ですし、効率や精度がなかなか上がらないとお悩みではないでしょうか。

解決！誰でも簡単に貿易ドキュメントが作成できるシステムで業務効率UP！

上記では、貿易のドキュメント作成が効率的に運用ができない“原因”について紹介させていただきました。
ここからは、原因を踏まえた上で、誰でも簡単に貿易ドキュメントが作成できる販売管理システムを紹介して“解決策”を導きたいと思います。

業務上の話を踏み込んでみると、例えばですが、取引先や商品、書類に使用する文言がマスター化され簡単にメンテナンスができたら文書作成が楽になるなと感じたことはありませんでしょうか。

しかも、今使用している基幹システムから出力可能なデータを活用できたら手間が減るとしたら…
あります！そんな思いを叶えるシステムが！

輸出入販売管理システム「TRADING」は30年貿易に特化したシステムで、数々の基幹システムと連携してきました。マスターは外部から取り込むことができるので整備が簡単にできます作成する書類のフォーマットは、誰が作成しても同じ、そしていつ・だれが作成や登録をしたのか履歴を残すことができます。

オプションの数々、お客様に合わせたアドオン機能を組み合わせることで、基幹システムに前日入力したデータの内容が翌日の朝には、貿易ドキュメントを印刷できる状態にすることも可能です。もちろん、スポット的な対応も可能なので、当日の急な貿易ドキュメント作成にも対応が可能です。

文章内容のルールが決まっていれば文章パターンを登録しておけるマスターも用意していますので、連携時にセットさせたり、必要に応じて選択しセットしたりすることも可能です。
いままで何時間もかけていた貿易ドキュメントが朝には９割くらいの内容で出来上がっていたら業務効率が上がると思いませんか。

しかも、過去データは取引先ごと、商品ごとに検索することも可能で、新しい貿易ドキュメントを手動で作成する場合に引用することも可能です。リピートオーダーも簡単に対応できてしまいます。

もし、基幹システムにデータ取込の機能があれば、「TARDING」で入力したデータを連携させるということも可能です。
せっかく入力したデータです。連携して活用できたら効率的に業務をこなせるのではないでしょうか。

【まとめ】貿易ドキュメントの作成を効率化するには？原因と解決策

今回、「貿易ドキュメントの作成を効率化するには？原因と解決策」と題して、ご紹介してまいりました。
当然のことながらExcelは大変便利です。自由度が高いことからも貿易ドキュメントを簡単に作成することも可能です。

しかし、属人化の環境に陥りやすく、一見コストがかからない環境のため、甘んじていると効率化が図れません。
また、管理や引継ぎが大変になるリスクが発生する可能性も低くはありません。見えないコストが実は発生している危険性もあるのです。

ある程度決まった操作での入力やマスター化されたデータを引用することができれば、社内業務のマニュアル化もはかどるのではないでしょうか。一度社内の環境を見直して、属人化・非効率の環境からの脱却を考えてみませんか。

株式会社サンプランソフトは、長年貿易システムに向き合ってきた実績とノウハウがございます。
今回紹介した、輸出入販売管理システム「TRADING」の製品ページもよろしければご覧ください。お客様の環境にあったご提案をさせていただきます。