貿易業務は業務の範囲が広く、専門知識も必要なため担当者に依存しやすく管理も煩雑になりがちです。
ですが、貿易管理システムを導入することで課題を解決し、業務効率を飛躍的に向上させることができます。

近年、多くの企業が貿易業務の改善を目指してシステムの導入を進めており、また、導入を検討している企業も年々増加の一途をたどっています。

この記事では、貿易管理システムについての概要、導入するメリットとデメリット、そしてシステムを選定する際のポイントにいたるまで、詳しく解説いたします。貿易業務における課題解決を目指す皆様の参考になれば幸いです。

よくある貿易業務の課題

貿易業務には、さまざまな課題が存在します。よくある課題を以下にまとめました。

輸出入に必要な書類作成

SALES CONTRACT､PURCHASE ORDER､INVOICE､PACKING　LIST等の外国語書類や通関書類、船荷証券、信用状など、複数の書類作成が必要となります。

ExcelやWordでの書類作成において、二重入力が発生してミスが生じる、過去の書類を参考にするのに時間を要する、組織内で情報共有ができない、個人によってフォーマットが異なり内部統制が取れていない、などの課題をよくお聞きします。

また、取引先様からの急な要望に対する追記や修正に対して、Excelなどではなかなか臨機応変に対応しにくいといった課題もあったりするのではないでしょうか。

作業の手配、スケジュール管理、通関手続、各種調整など

各種作業の手配、スケジュール管理について、お客様はもちろんサプライヤー、船会社、運送会社、通関業者、税関等多くの関係者との調整が必要です。

しかしながら、国内外でのやりとりとなるため適切な調整が難しい、時間がかかる等の課題があります。

専門知識が必要で属人化しやすい

各種業務が外国語、主に英語での対応となるため語学力も必要となってきますし、国際取引となるため法的な知識も欠かせません。

そのため、特定の担当者に業務が集中することが多く、引継ぎも難しくなり属人化が進むということも…
本来は海外営業の開拓に時間を費やしたいが、実際には貿易業務の事務作業に追われている、というお話しもよくお聞きします。

また、上記に関わるタスクの同時進行も発生しやすいため、負担は増える一方なのではないでしょうか。

課題の解決策！貿易管理システムを導入

貿易管理システムとは、輸出入に関わる業務を効率的に管理し、手続をサポートするシステムです。
以下のような機能を持っていることが多いです。

貿易書類の作成を効率化

先述の各種書類を作成する機能です。システムによっては必要な項目を入力するだけで書類を作成できます。
また、書類のレイアウトを自由に編集できるシステムもございます。

データ管理で生産性向上と分析を強化

入力したデータはもちろん、入力したデータに紐づく既存書類や取引先からの書類等を保存し管理可能です。
システムによっては、保存したデータを集計し出力する機能を使用し、分析ツールとして使用することができます。

業務を見える化！進捗管理

見積、受注、発注、入荷、売上、支払入金等の輸出入に関わる業務運用に必要な機能が実装されています。
もちろん各種業務間に発生するタスクや期日の管理も可能です。

サブスク型が主流

貿易業務システムも近年はサーバーやシステムを購入し、自社内で利用するオンプレミス型からインターネット接続によってシステムを利用するサブスク型(クラウド型、SaaSとも呼ばれています)の導入が主流となっています。

サブスク型での導入には、初期費用を抑えることができる、自社でのシステム環境構築や管理が不要、法改正に対応したアップデートが無償等のメリットがあります。

システム導入のメリット

システム導入には、以下のようなメリットがあります。

データの一元管理(情報の共有)

システムに入力したデータをシステム内で保持していることにより、一元管理はもちろん、入力したデータを社内で共有することが可能です。

業務の標準化

使用する機能が定まっていることで、業務を標準化することが可能です。
標準化することで、担当ごとに対応する業務を切り分けやすくなります。

貿易書類の作成など作業効率アップ

入力したデータを使用して各種データを作成することで、都度データを作成、確認する手間を省くことができるため、作業の効率が上がります。

システム導入のデメリット

システム導入には、以下のようなデメリットがあります。

今までのやり方を変える

これまで運用してきた業務を変えるということは、実務という観点からみても、人という観点から見てもなかなか難しいことが多いです。
「今のやり方で運用は回っている」「慣れたやり方がある」等の理由から抵抗感を覚える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

費用がかかる

システム利用の費用やセットアップ費用、操作説明費用、保守費用等がかかります。
システム自体に業務を合わせることができれば、人件費の削減など費用を抑えられる可能性があります。

社内運用に載せるまで時間がかかる

場合によっては、数年単位での対応が必要となります。
軌道に乗るまで、今までの業務との並行対応が発生しますし、システム操作に慣れるまでの期間も決して短いものではないかと思います。

システム導入にあたってのポイント

システム導入を検討する際に注意すべきポイントをいくつかご紹介します。
業務改善はしたいけれど、具体的に何を考えるべきかが不明瞭ではせっかくの導入検討も台無しになってしまいます。
ぜひ以下のポイントを参考にシステム導入についてご検討下さい。

目的と目標を明確に！

システムを導入することでどのようなことを改善したいか事前に洗い出し、最終目標を設定することが大切です。
目標がないまま導入を進めると停滞の原因となり、効果も実感できずに導入自体が頓挫する可能性もあります。

課題に合ったシステムを選ぶ！

貿易業務システムには、様々な機能があり、システムによって強みが違います。
目標を達成するために何が必要か課題を明確にし、目的に合ったシステムを選定しましょう。

業務を見直し、効果の可視化を実施！

システム導入に際し、現時点での業務を改めて確認、見直しをすることで効率をさらにアップさせることが可能です。
また、導入前と導入後で実績を比較し、業務改善の成果や設定した目標の達成率などを

可視化することで、より効果を実感することができるようになります。

まとめ

本記事で、貿易管理システムの機能や種類、導入のメリットデメリットやポイントについて解説しました。
貿易業務は複雑で業務範囲が広いため、担当者への負担が大きく、属人化しやすいことが課題です。

業務を効率化・標準化する手段として貿易管理システムは、非常に有効であり多くの企業様から注目されています。ぜひ一度、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

サンプランソフトは、30年間一貫して貿易システムに特化してきたシステムベンダーです。
貿易管理システム「TRADING」で貿易業務の効率化を実現できます。詳細は製品ページをご覧ください。

著者：株式会社サンプランソフト
1994年の設立以来、一貫して貿易システムの開発・提供に取り組んでいます。
弊社が提供する貿易管理システム『TRADING』は、輸出入・輸出・輸入・国内販売管理に関わる業務を一元管理し、
貿易業務の標準化と効率化を実現するクラウド型パッケージソフトです。
これまでにのべ2,000社以上の導入経験から得たノウハウを活かし、お客様の課題解決を支援しています。